Bug des Monats Mai 2023 - Sami Gaber

Mai 2023

„Die Kommunikation zwischen den Leistungserbringern im Gesundheitswesen muss sich unbedingt ändern“

Vom Terminal, an dem sich Patient:innen selbst anmelden können, über ein Tool, das Hausbesuche effizienter plant, bis hin zur Telefonanlage in der Cloud: Der Facharzt für Allgemeinmedizin Sami Gaber hat seine Praxis stark digitalisiert und dafür viele Tools zusammen mit seinem Praxisteam selbst entwickelt. Mit seinem Start-up docport unterstützt er nun andere Ärzt:innen bei der digitalen Transformation ihrer Praxen. Im Interview erzählt er, wie ihm die Digitalisierung Zeit spart sowie Ruhe in den Arbeitsalltag aller Beschäftigten gebracht hat – und was sich im ambulanten Bereich grundsätzlich ändern müsste, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Herr Gaber, was ist Ihr persönlicher Bug des Monats: Auf welches größere Hindernis bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens sind Sie persönlich zuletzt gestoßen?

Als ich vor einigen Jahren selbst meine Praxis digitalisiert habe, habe ich Geld in die Hand genommen und losgelegt. Das war ein erheblicher Betrag – ohne dass ich mit Sicherheit wusste, ob die Prozesse nachher wirklich besser laufen werden. Dieses Risiko einzugehen, dazu ist nicht jeder Arzt bereit. Und das kann ich gut verstehen. Denn im ambulanten Sektor müssen Ärztinnen und Ärzte dieses Risiko selbst auf sich nehmen. Während nun im stationären Bereich die Digitalisierung mit dem Krankenhaus-Zukunftsgesetz gefördert wird, gibt es im ambulanten Bereich nichts Vergleichbares. Es fehlt eine finanzielle Unterstützung, die den Kolleginnen und Kollegen hilft, digital umzusatteln.

Ich glaube, dass das ein großer Fehler ist. Wir lassen den ambulanten Sektor dadurch brachliegen. So überlässt die Politik das Feld Unternehmen, die Praxen in großer Zahl aufkaufen und digital umbauen – in denen Ärzte dann aber nur noch Angestellte sind.

Wie viel Geld müssen Ärztinnen und Ärzte denn in die Hand nehmen, wenn sie ihre Praxis digital umgestalten wollen, wie Sie es gemacht haben?

Bei einer Praxis mit elf oder zwölf Arbeitsplätzen, mit ein, zwei Ärzten kommt da schon ein mittlerer fünfstelliger Betrag zusammen.

Investitionen sind nur ein Aspekt bei der Digitalisierung. Was sind weitere Punkte, die sich grundsätzlich im ambulanten Bereich ändern müssen, um die Digitalisierung voranzubringen?

Was sich unbedingt ändern muss, ist die Kommunikation zwischen den Leistungserbringern im Gesundheitswesen. Es wird immer noch gefaxt – das kann nicht sein! Wir haben zwar inzwischen den Kommunikationsdienst KIM …

Der ermöglicht es den Praxen, medizinische Dokumente elektronisch und sicher über die Telematikinfrastruktur zu versenden und zu empfangen, etwa die elektronischeArbeitsunfähigkeitsbescheinigung.**

Genau, und jetzt kommt ja auch der TI-Messenger …

Der einen schnellen Austausch ermöglichen soll zwischen Akteuren im Gesundheitswesen, wie den Ärzten, Pflegekräften und Apothekern. Auf diesem Weg können sie dann etwa Rückfragen zur verordneten Medikation, Infos über vorliegende Laborbefunde oder Rückrufbitten klären.

Wenn man es so tatsächlich schafft, im Gesundheitssystem alle zusammenzubringen – von den Apotheken, den Krankenpflegeeinrichtungen, den Krankenhäusern bis zu den niedergelassenen ärztlichen Kollegen, dann verändert sich noch einmal eine ganze Menge: Jeder hat dadurch die relevanten Daten zur Verfügung. Und: Der Arbeitsaufwand für die Medizinischen Fachangestellten, die MFAs, wird geringer. Bisher geht beispielsweise immer noch viel Zeit für Befundanforderungen drauf.

Sie sind als Allgemeinmediziner tätig, haben die Praxis von Ihrem Vater übernommen und dann Stück für Stück digitalisiert. Was genau haben Sie gemacht?

Das erste große Ziel war es, eine papierlose Praxis zu werden. Hat man das einmal geschafft, erkennt man schnell, dass papierlos nicht gleich digital ist, solange alle anderen Prozesse laufen wie bisher. Dann haben wir versucht, verschiedene Lösungen von Fremdanbietern zu integrieren, beispielsweise zur Online-Terminvergabe, um festzustellen, dass sie sich nur schwer in das bestehende System ohne Reibungsverluste einbinden lassen. Es war weiterhin viel händische Arbeit notwendig, weil eine zusätzliche Software gepflegt werden musste. Irgendwann war klar, dass wir die gesamte Praxis von Grund auf neu planen müssen, um Prozesse effektiv zu digitalisieren oder durch Automatisierung unnötig zu machen. Das bedeutete in unserem Fall, dass wir das alte Netzwerk gegen eins ausgetauscht haben, wie es in mittleren Unternehmen genutzt wird, von der physischen Telefonanlage zu einer Cloud-basierten Version gewechselt sind und tatsächlich auch ein neues Praxisverwaltungssystem installiert haben. Wir benötigten uneingeschränkten Zugang zu den von uns gesammelten Daten, um sie für die Digitalisierung zu nutzen. Nicht alle Verwaltungssysteme erlauben das.

Wie hat das die Art und Weise, wie Sie und Ihr Team in der Praxis arbeiten, verändert?

Ganz grundlegend. Für die MFAs war früher das Telefonaufkommen ein riesiges Thema. Häufig war es so, dass es sofort wieder geklingelt hat, sobald sie das Telefon aufgelegt hatten. Jetzt werden die Gespräche vor allem zu den Stoßzeiten von einer MFA im Homeoffice angenommen. Sie kann von dort aus fast alles machen, was sie auch in der Praxis machen würde: etwa Termine vergeben, elektronische Rezepte vorbereiten oder das Gespräch direkt weiterleiten. Das bedeutet: In der Praxis klingelt kein Telefon mehr. Das ist eine enorme Erleichterung!

Wir haben auch auf anderem Weg versucht, den Patienten die Möglichkeit zu geben, Ihr Anliegen selbstständig zu lösen. Sie können auf unserer Homepage einen Termin vereinbaren oder sich in der Praxis an einem Terminal mit ihrer Krankenkassenkarte anmelden. Die Anmeldung und Terminvergabe sind sehr häufige Vorgänge. Für die MFAs, die früher damit beschäftigt waren, fallen diese Arbeitsschritte nun meistens weg. Das ist eine spürbare Erleichterung und ein gutes Beispiel, wie Digitalisierung Prozesse teilweise überflüssig macht.

Sie haben zusammen mit Ihrem Team selbst ein System für das Praxisverwaltungssystem – das PVS – entwickelt, das Ihnen hilft, Prozesse besser zu steuern. Was hat es damit auf sich?

Wir haben kein eigenes PVS entwickelt, sondern uns für ein PVS entschieden, dass Zugriff auf die von uns gesammelten Daten gibt. Das und die genaue Analyse sämtlicher Prozessschritte, die einen Praxisalltag bestimmen, haben es uns erlaubt, eigene maßgeschneiderte Apps und Tools zu entwickeln. Diese erkennen, was in der Praxis zu jedem Zeitpunkt geschieht und helfen den Überblick zu behalten oder arbeiten im Hintergrund Aufgaben automatisch ab.

Wie hilft Ihnen das im Praxisalltag?

Es hilft den Überblick zu behalten über das, was in der Praxis aktuell geschieht. Alle Mitarbeiter blicken auf eine Tagesliste, die für sie relevante Informationen anzeigt. Jeder weiß, was als nächstes ansteht und niemand ruft durch die Praxis und fragt „Wohin als nächstes?“. Auch die Patienten werden automatisch mit Monitoren zu den richtigen Behandlungsräumen geführt. Das hat noch mehr Ruhe und Struktur in die Praxis gebracht. Außerdem schlägt das System für jeden Patienten personalisiert – also abhängig von Vorerkrankungen, Alter und Versicherungsstatus – die nächsten notwendigen Untersuchungen und Impfungen vor. Das hilft dem ärztlichen und nicht-ärztlichen Personal das Augenmerk auf das individuelle Gespräch zu legen und sich für das Zwischenmenschliche Zeit zu nehmen.

Was waren weitere wichtige digitale Neuerungen, die Sie eingeführt haben?

Ein Großteil unserer Arbeit beschäftigt sich mit dem Erfassen von Daten. Diese erheben wir in der Praxis während der Anamnese und durch unsere medizinischen Geräte. Wir erhalten sie aber auch durch Facharztpraxen, Krankenhäuser und unser Labor. Wie wir die Daten erheben und speichern, spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, diese anschließend effektiv weiterverarbeiten zu können. Wir haben uns daher bei den Formularen entschieden, eine eigene Lösung zu entwickeln. Ein Erstaufnahme-Bogen wird dann nicht mehr als einfaches PDF, also ein digitales Stück Papier, in eine Kartei übertragen, sondern strukturiert eingepflegt. Das bedeutet, dass die Aussage „Kopfschmerzen“ im Anamnesefeld der Kartei landet und dort direkt bearbeitet werden kann. Ich kann also im Gespräch mit dem Patienten ergänzen, dass die Kopfschmerzen halbseitig sind. Ebenso strukturiert werden die Daten von medizinischen Geräten übertragen. Sonografie-Bilder landen automatisch in der Kartei. Der strukturierte Datentransfer spart unglaublich viel Zeit und Arbeit und war für uns ebenfalls ein Gamechanger.

Viele digitale Tools haben Sie mit Ihrem Team zusammen selbst entwickelt. Sie sindAllgemeinmediziner und kein IT-ler. Wie haben Sie das gemacht?**

Da war ein bisschen Glück dabei. Ich hatte einen Weiterbildungsassistenten, der am Anfang seines Studiums für ein Blockpraktikum in meiner Praxis war. Wir haben damals schon darüber geredet, was man alles besser machen könnte – vor allem technisch. Als er dann als PJler und später als Weiterbildungsassistent zurückkehrte, haben wir begonnen, mit meiner Erfahrung als Hausarzt und seinen Programmierfähigkeiten unsere ersten eigenen Tools zu entwickeln.

War für Tools waren das zum Beispiel?

Das erste Tool, das wir entwickelt haben, hilft bei den Hausbesuchen. Zuvor haben wir mit Listen gearbeitet, die allerdings nicht die zweidimensionalen Wege zwischen Patientenadressen widerspiegeln konnten. Nun übernimmt die App den Job. Sie zeigt auf einer Karte mit der Praxis im Mittelpunkt, übersichtlich alle Patienten an, die im laufenden Quartal auf einen Hausbesuch angewiesen sind. Durch wenige Klicks werden Patienten ausgewählt und die optimale Route auf mein Mobiltelefon weitergeleitet. So können wir die Touren schneller und effektiver planen. Wir sparen dadurch nicht nur viel Zeit, sondern auch viele Kilometer. Man muss sich vorstellen, dass erst Dank solcher Werkzeuge, unvorhergesehene Hausbesuche kostendeckend möglich sind.

Außerdem nutzen Sie eine App für den Austausch mit Ihren Patientinnen und Patienten.

Ja, die App – die wir allerdings nicht selbst entwickelt haben – hilft uns bei Anfragen, die nicht so dringlich sind. Die Patientinnen und Patienten können uns ihre Fragen schicken, wir beantworten sie dann in einem Chat, quasi wie bei WhatsApp. Die Patienten müssen dann nicht in die Praxis kommen oder anrufen. Das PVS leitet zum Beispiel auch die elektronischen Rezepte automatisch an den Messenger weiter und Patienten können ihre Wearable-Daten mit uns teilen.

Wird die App denn schon häufig genutzt?

Die App und die Video-Sprechstunde haben während der Pandemie einen regelrechten Booster erlebt, der weiter anhält. Der Anteil der Patienten, die sie regelmäßig verwenden, könnte höher sein. Es hat uns aber überrascht, dass vor allem die ältere Generation das Angebot zu schätzen weiß. Patienten mit eingeschränkter Mobilität sparen sich zahlreiche Wege und Schritte und den MFAs hilft es, die Arbeit strukturiert in aller Ruhe abzuarbeiten. Patienten haben dadurch einen noch niederschwelligen Zugang zum Hausarzt ohne immer mehr Ressourcen in Anspruch nehmen zu müssen.

Neben all den Vorteilen im Arbeitsalltag: Zahlen sich die Investitionen in die Digitalisierung langfristig auch finanziell für Sie aus?

Ich würde nicht so weit gehen und sagen: Wer in Digitalisierung investiert, verdient am Ende mehr Geld. Klar, eine moderne Praxis ist am Ende auch eine, für die man einfacher Personal findet. Vor allem weil man flexiblere Arbeitsmodelle anbieten kann. Mehr zu verdienen war aber auch nicht unser Ziel. Wie sich die Digitalisierung hingegen auszahlt: Mehr Zeit für das Wesentliche – die Medizin. Weniger Bürokratie und mehr sinnvolle Digitalisierung bedeutet am Ende auch mehr Patientensicherheit.

Sie haben die Digitalisierung Ihrer Praxis zusammen mit Ihren Kollegen eigenständig umgesetzt – ohne große Hilfe von Dienstleistern. Warum?

Wir hatten unsere Erfahrung mit Fremdanbietern. Keiner kann in einer ambulanten Versorgungslandschaft, die wie ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Verwaltungssystemen, Netzwerken und Telefonsystemen besteht, maßgeschneiderte Lösungen zu einem bezahlbaren Preis anbieten. Als wir uns überlegt haben, wie die Daten, die wir neu erheben, direkt digital erfasst werden können, sind wir auf Probleme gestoßen, die vor allem mit den zahlreichen Schnittstellen in der Praxis zu tun haben. Oft kommen hier mehr als 10 Ansprechpartner für eine Praxis zusammen. Wenn Probleme auftreten, ist es extrem schwierig, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Ausfälle legten den Praxisbetrieb immer wieder lahm. Um das zu verbessern, haben wir eine Systempraxis aus einem Guss entwickelt, in der es nur einen Ansprechpartner gibt. Eine zentrale Stelle, die selbst alle Probleme ohne Hilfe von außen lösen kann und die auch außerhalb der Praxiszeiten, die nicht-medizinischen Aspekte der Praxis überwacht und dafür sorgt, dass das Praxis-Team in der Arbeit nicht gestört wird.

Mit den Erfahrungen aus Ihrer eigenen Praxis haben Sie 2019 das Start-up docport gegründet, das niedergelassene Medizinerinnen und Mediziner unterstützt, ihre Arztpraxis zu digitalisieren. Sie bieten ihnen an, ihre Praxis in der Weise zu digitalisieren, wie Sie es zuvor selbst gemacht haben. Warum haben Sie sich entschieden, neben Ihrer Tätigkeit als Allgemeinmediziner auch als Unternehmer zu starten?

Wenn wir ärztlichen Kolleginnen und Kollegen bei Fortbildungsveranstaltungen erzählt haben, was wir gemacht haben, hatten wir immer gleich eine große Traube interessierter Menschen um uns herum. Wir haben festgestellt, dass offenbar der Schuh bei allen Hausärzten an der gleichen Stelle drückt. Die nicht-medizinischen Aufgaben, zu denen auch Digitalisierung gehört, werden immer komplexer und lassen sich nicht mehr nur nebenbei lösen. So wie ich, brauchen auch andere selbstständige Ärzte einen Partner, um weiter selbstständig ärztlich tätig sein zu können.

Als Hausarzt sehe ich die Herausforderungen, die uns im Gesundheitssystem noch bevorstehen. Statt die Entwicklungen pessimistisch von der Seitenlinie zu beobachten, bin ich als einer der Gründer von docport zuversichtlich, dass wir aus ärztlicher Sicht richtige Lösungen mitgestalten können.

Was bietet docport Praxen an?

Während ein Drittel aller Niedergelassenen mit über 60 Jahren auf den Ruhestand zusteuern, wünscht sich die nachfolgende Ärztegeneration einerseits zwar die selbständige ärztliche Tätigkeit, aber schreckt andererseits vor dem nicht-ärztlichen Aufwand einer eigenen Arztpraxis zurück. docport möchte das ändern und übernimmt als Full-Managed-Service-Provider ausnahmslos alle nicht-ärztlichen Bereiche einer sogenannten Systempraxis. Mit dem Abonnement „Praxis-as-a-Service“ können sich selbstständige Ärzt:innen auf das Wesentliche konzentrieren: die Patientenversorgung, während sich docport mit vollintegrierten, digitalen Lösungen 24/7 um den Rest kümmert.

Ein Interview von Hendrik Bensch